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今回は会議の生産性を向上させるためのお話を3回にわたってご紹介致します。今回の前編では、生産性の低い会議の特徴と、生産性を上げる為の処方箋をお伝えします。

要注意！生産性の低い会議の3つの特徴

生産性の低いスーパーマーケットには、往々として生産性の低い会議が横行しています。特に下記3つの会議は末期症状です。あなたのスーパーマーケットでも、当てはまる会議はありませんか。

１．議決のない会議
そもそもこの会議で何を決めるのか、決まっていない会議です。目的・目標が不明確なために、議決がないまま、会議が進行・終了します。

２．社長のうっぷん晴らし会議
社長や上司が自分のうっぷん晴らしのように、従業員への叱責や吊るし上げに終始している会議です。このような会議の場合、従業員が一言言うと罵声や説教が何倍にもなって帰ってくる為、誰も発言したがりません。その結果、アイディアも出ない寂しい会議になります。

３．報告するだけの会議
報告のみに終始して、惰性で行われている会議です。地方のチェーン店での全体会議だと、出席者が片道2時間かけて会議に出席していることも少なくありません。それだけの人件費や経費をかけているにも関わらず、スーパーマーケットの業界では、売上などの報告のみに始終している会議が多く残っています。報告だけの会議であれば、会議の開催自体を見直し、報告はファックスやメールで代用すべきです。

上記3つの会議を筆頭に、スーパーマーケットの会議では、生産性や費用対効果が著しく低い現状があります。

会議の生産性をあげる処方箋

それでは生産性の低い会議をどうやって変えていけばいいのでしょうか。

私どもサミットリテイリングセンターのコンサルタントは、できる限り、スーパーマーケット内の会議に同席させていただきます。その現場で習得した、会議の生産性をあげる4つのコツをお教えいたします。

１．会議の目標・目的を事前に設定する。

２．会議の役割分担を事前に決める。

３．会議時間を30分から1時間以内に設定する。

４．会議の判断基準は「お客様はどっちがいいか」

上記から第一にわかることは、会議に事前準備が必要だということです。例えば、会議の配布資料を準備したり、売り場の写真を用意したり、メールで事前に会議内容を呼びかけたりして、入念に段取りをして準備をするのです。その小さな準備の積み重ねが会議の生産性をあげていきます。

また最も大切なことは、会議で判断に悩んだときは「お客様はどっちがいいか」という判断基準で決めることです。一時的には費用が高く見えたとしても、結果的にはこの判断軸が一番効率的で無駄のない決め方です。

次回の(中編)では、実際に会議の生産性をあげたスーパーマーケット様のお話をしたいと思います。